إعداد: الدكتور / بركات بن مازن العتيبي
شعبان ١٤٣٨هـ / مايو ٢٠١٧ميشير مفهوم الحوكمة بشكل عام إلى مجموعة من المعايير والمبادئ التي تقود المنظمات لتطبيق أفضل الممارسات الإدارية والمالية بما يؤدي إلى تحقيق الكفاءة والفاعلية في النتائج على أسس من مبادئ الشفافية، والمساءلة، والمشاركة، والعدالة وغيرها. بناء عليه، يتضمن هذا الدليل عناصر الحوكمة في الجمعية السعودية لاضطراب فرط الحركة وتشتت الانتباه (إشراق) بناء على ما ورد في نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية واللائحة التنفيذية للجمعيات والمؤسسات الأهلية. بحيث يتولى كلاً من الجمعية العمومية ومجلس الإدارة والإدارة التنفيذية للجمعية الأهلية مسؤولية التأكد من تطبيق معايير الحوكمة بما يضمن سلامة إدارة وفاعلية أداء الجمعية.
الهدف الرئيس لهذا الدليل هو ترتيب وتوضيح جوانب الحوكمة في الجمعية استرشادا بما ورد في نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية واللائحة التنفيذية للجمعيات والمؤسسات الأهلية. ومساندة أعضاء الجمعية العمومية ومجلس الإدارة والإدارة التنفيذية للجمعية الأهلية في أداء مهامهما وواجباتها. كما سيكون الدليل بمثابة الوسيلة المناسبة للجهات الداعمة للجمعية من المانحين أو المتبرعين في اتخاذ القرار المناسب والصائب في دعمهم للجمعية. إعداد: د. بركات مازن العتيبيfeedback@adhd.org.sa
الإدارة المختصة | عنوان السجل / الوثيقة | مدة الحفظ |
الإدارة التنفيذية | اللائحة الأساسية للجمعية | حفظ دائم |
سجل اجتماعات الجمعية العمومية | ١٠ سنوات | |
سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة | ١٠ سنوات | |
الخطة الاستراتيجية والتشغيلية | ١٠ سنوات | |
خطابات الدعم المالي | ٤ سنوات | |
التعاميم الإدارية | ٤ سنوات | |
التقارير السنوية | حفظ دائم | |
العلاقات العامة والإعلام | سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية | ١٠ سنوات |
سجل العضوية في مجلس الإدارة | ٤ سنوات | |
البحث الاجتماعي | سجلات المستفيدين | ١٠ سنوات |
الإدارة المالية | السجلات المالية والبنكية والعهد | ٥ سنوات |
سجل الممتلكات والأصول | حفظ دائم | |
سجل المخاطبات والرسائل المالية | ٦ سنوات | |
سجل التبرعات | ١٠ سنوات | |
ملف حفظ الفواتير والايصالات | ٥ سنوات | |
تقارير المحاسب القانوني السنوية | ١٠ سنوات |
اسم النشاط | نوع النشاط | المدينة | رقم السجل أو رخصة العمل | تاريخ الإصدار الهجري | تاريخ الإصدار الميلادي | هل حصلت على موافقة الجمعية؟ | هل ترتبط الشركة بعلاقة عمل مع الجمعية؟ | المصلحة المالية الإجمالية (٪) |
اسم الجهة | نوع الجهة | المدينة | هل ترتبط الجهة بعلاقة عمل مع الجمعية؟ | هل حصلت على موافقة الجمعية؟ | صاحب المنصب | المنصب | هل تتحصل على مكاسب مالية نظير توليك هذا المنصب؟ |
اسم مقدم الهدية | الجهة التي يتبع لها | تاريخ تقديم الهدية الهجري | تاريخ تقديم الهدية الميلادي | هل قبلت الهدية؟ | هل ترتبط الجهة بعلاقة عمل مع الجمعية؟ | نوع الهدية | قيمة الهدية تقديريا بالريال |
/ / | / / | ||||||
/ / | / / |
الاسم: | |
المسمى الوظيفي: | |
التاريخ: | |
التوقيع |
الاسم | |
الدور الوظيفي | |
الإدارة | |
رقم الهاتف | |
البريد الإلكتروني | |
معلومات صندوق البريد (اختياري) |
الاسم | |
الدور الوظيفي | |
الإدارة | |
رقم الهاتف | |
البريد الإلكتروني |
الاسم | |
الدور الوظيفي | |
الإدارة | |
رقم الهاتف | |
البريد الإلكتروني |
طبيعة ونوع المخالفة | |
تاريخ ارتكاب المخالفة وتاريخ العلم بها | |
مكان حدوث المخالفة | |
بيانات أو مستندات تثبت ارتكاب المخالفة | |
أسماء أشخاص آخرين اشتركوا في ارتكاب المخالفة | |
أية معلومات أو تفاصيل أخرى | |
تاريخ تقديم البلاغ: | التوقيع: |
م |
عنوان الوثيقة | تاريخها | مدة الحفظ |
١ |
|||
٢ |
|||
٣ |
|||
٤ |
|||
٥ |
|||
٦ |
|||
٧ |
|||
٨ |
|||
٩ |
|||
١٠ |